Acuerdos de confidencialidad: cómo proteger la información de tu empresa

Por Jenny Aguirre

Por Jenny Aguirre

CEO & Chief Executive Officer

Toda organización maneja información valiosa y necesaria para el crecimiento empresarial. Generalmente dentro del curso ordinario de los negocios se suele involucrar proveedores, empleados y otras personas, con las cuales se comparte e intercambia información confidencial. Sin embargo, con el uso de nuevas tecnologías el riesgo de ser revelada o copiada es cada vez más inminente.

En tal caso, establecer un acuerdo de confidencialidad (NDA), también conocidos como Acuerdo de divulgación confidencial (CDA) o Acuerdo de información confidencial (PIA), será de gran relevancia para mantener en secreto cualquier idea, invención, estrategia de marketing, receta, base de datos, cartera de clientes, entre otros. Asimismo, los NDA son aplicables dentro de un emprendimiento o startup, ya que usualmente se interactúa constantemente con terceros a fin de dar a conocer el proyecto, recibir financiación, inversión, colaboración o buscar socios. Incluso, son útiles al momento de contratar personal para mantener en secreto cierta información y evitar su perdida.

 

¿Qué son los acuerdos de confidencialidad?

Es un contrato que obliga a una o más partes a no divulgar información confidencial o de propiedad exclusiva.

Tipos de acuerdo de confidencialidad.

Unilateral :En este tipo de acuerdo sólo la parte divulgadora goza de protección sobre la información confidencial. Se recomiendan cuando la parte promulgadora (Inventor) comparte datos reservados sobre el desarrollo de un nuevo producto a la parte receptora (Inversionista), quien está obligada a no difundir la misma a terceros.

Bilateral: Son acuerdos que brindan protección a ambas partes en cuanto a la información que se revela. Son apropiados por ejemplo cuando una empresa incorpora a otra persona para desarrollar un proyecto en conjunto, entre el titular de la información y el receptor de la misma, comparten dibujos, prototipos de artefactos, demostraciones, información técnica, resultados de investigaciones, en ese caso ambas partes estarán obligadas a la reserva de la información.

¿Qué información es confidencial?

Generalmente es un error pensar que únicamente la información técnica o científica debe protegerse por secretos comerciales. Como se indicó al inicio, cualquier negocio tiene información útil, pongamos el caso de un restaurante, el mismo alberga recetas, técnicas de preparación de alimentos, procesos, datos de proveedores, estrategias de Marketing o planes estratégicos, información ventajosa que debe ser protegida. En definitiva, toda información que otorgue a la empresa una ventaja competitiva y no sea conocida públicamente debería ser protegida como secreto comercial.

¿Qué debe contener un acuerdo de confidencialidad?

Como cualquier contrato se deberá identificar a las partes involucradas (la parte receptora, la parte reveladora y cualquier representante director, socio, etc.), quienes deberán firmar el documento y se obligaran con los términos del acuerdo. A continuación se enumeran algunas cláusulas que se consideran pueden faltar en un contrato como estos.

  1. Cláusula de no competencia: tiene carácter vinculante, una de las partes se obliga con la otra a no trabajar con la empresa rival o iniciar una actividad similar durante un tiempo determinado después de terminar la relación contractual. Es importante señalar el lugar geográfico del contrato.
  2. Tener una fecha de finalización establecida: es recomendable que todo NDA tenga un término establecido de inicio y finalización con respecto a la confidencialidad de la información, además el modo de restituirla una vez concluido el contrato. Sin embargo, cada legislación puede estatuir una vigencia, se puede citar, la obligación de confidencialidad respecto a los datos personales la cual podría ser indefinida en algunos países.
  3. El periodo de vigencia puede variar según el tipo de información involucrada, el lapso de 5 años suele ser el más común.
  4. Descripción de la información considerada como confidencial: Es una de las partes más importante del acuerdo, se tendrá que describir cuidadosamente la materia referente a la cual recae la obligación de confidencialidad, de surte que en un eventual litigio el juez sepa con precisión sobre que versa el compromiso. Se recomida no detallar con demasiada precisión la información, será suficiente con mencionar el nombre del proyecto o procedimiento y la forma de revelarla.
  5. Excepciones: cada jurisdicción establece exclusiones acerca de cuándo una información deja de ser confidencial, tal como, los datos en el dominio público, cuando ya es conocida por otra persona, es revelada por un tercero o es desarrollada de manera particular.
  6. Ley aplicable: no hay complejidad cuando las partes comparten el mismo país, pero si el domicilio principal es de países diferentes es indispensable especificar la legislación aplicable, permitiendo prever inconvenientes ante probables conflictos.

Recomendaciones

Realizar un acuerdo sencillo, la información debe basarse por escrito siendo precisa, breve y fáciles de entender. Los datos verbales deben volcarse luego por escrito, porque a nivel probatorio será difícil demostrar la confidencialidad. Por otra parte, los NDA son documentos complejos, por consiguiente se sugiere siempre consultar a un abogado antes de firmarlos.

Finalmente, se advierte que el uso de modelos de contratos de confidencialidad puede generar vacíos legales,al pasar por alto cláusulas relevantes según el caso. Al ser formatos generales, dejan abierta la posibilidad de interpretaciones ambiguas, ocasionando conflictos que se hubieran podido prever con una asesoría jurídica a tiempo.

Somos abogados especializados en estos temas de aplicación mundial, si tienes dudas sobre los contratos de confidencialidad, escríbenos a: